Der Sockel

Gestaltung des öffentlichen Raums

Der Sockel des Bürgerbüros umfasst das Erdgeschoss und die erste Etage. Der Sockel ist für jeden zugänglich. Auf dem Kasernengelände, dem ehemaligen Bürostandort der Gemeinde Venlo, musste man noch klingeln oder einen Zugangspass haben, um das Gebäude zu betreten. Im neuen Bürgerbüro ist der Sockel für Bürger, Lieferanten und Kooperationspartner frei zugänglich. Aufgrund der Erfahrung mit einer bewussten Trennung zwischen öffentlichen und geschützten Bereichen empfehlen Veldhoen + Company, bei der Entwicklung der funktionalen Bereiche dieses Sockels besonderen Wert auf eine neue, serviceorientiertere Arbeitsweise zu legen. Innerhalb des Sockels erfolgt auf Vertrauensbasis eine subtile Trennung zwischen Gemeindemitarbeitern und Bürgern, Lieferanten und Partnern.

Durch diese subtile Trennung fühlen sich die Kunden willkommen. So soll auf keinen Fall der Eindruck erweckt werden, sie seien nur eine Nummer. Der Kunde wird von einer Empfangsdame oder einem Empfangsherrn willkommen geheißen und nicht von „einem Schalter“. Die Empfangsdame begleitet den Kunden dann zur Besucherhalle, wo er auf Sitzbänken mit Blick auf den Innengarten warten kann.

Die Besucherhalle wurde so organisiert, dass sie der Nachfrage der Kunden optimal gerecht wird. Wer als Kunde etwas abholen oder beantragen möchte (Führerschein, Reisepass), wird schnell und reibungslos an niedrigen Schaltern bedient, an denen man auf Augenhöhe miteinander ins Gespräch kommt. Möchte man als Bürger beispielsweise einen Bauantrag stellen, so stehen für das Gespräch mit dem Beamten Gesprächsbänken zur Verfügung. All dies geschieht in einem offenen Bereich. Die Privatsphäre wird dabei durch die Größe der Schalter und die Abschirmung zwischen den einzelnen Schaltern gewahrt.

Das Callcenter der Gemeinde Venlo befindet sich am Eingang, für jeden sichtbar und eifrig an der Arbeit, um anderen Kunden telefonisch behilflich zu sein. Gemeindemitarbeiter, die Kundentermine haben, arbeiten am jeweiligen Vor- oder Nachmittag im Erdgeschoss, damit sie sofort zur Verfügung stehen, wenn sich der Kunde bei der Empfangsdame meldet.

Auf Informationsbildschirmen erfahren Partner und Lieferanten, wohin sie sich auf der ersten Etage begeben müssen und wo sie die verschiedenen Konferenzräume und Kooperationsplätze finden. Hier befindet sich auch der zentrale Servicepunkt der Gemeinde.

Neben dem Bürgerbüro befindet sich das Nedinsco-Gebäude, in dem ebenfalls Beamte der Gemeinde arbeiten. Auch sie nutzen das Bürgerbüro bei der Zusammenarbeit mit Kollegen anderer Teams. Deshalb wurde auf der gegenüberliegenden Seite der Besucherhalle ein Eingang gemacht.
An diesem Eingang werden auch die Brautpaare vom Standesbeamten empfangen. Über die große Treppe mit dem „roten Läufer“ erreicht man das wundervolle Trauzimmer mit Aussicht auf einen Innengarten im ersten Geschoss.

Sämtliche Funktionen im Sockel vermitteln einem das Gefühl, dass man willkommen ist und alle gleich sind, egal aus welchem Grund man sich im Bürgerbüro befindet. Diese neue Arbeitsweise und Kontaktpflege zu Kunden entstehen nicht aus dem Nichts. Veldhoen + Company begleitet die Gemeinde Venlo beim planmäßigen Arbeiten, einer Erweiterung der Digitalisierung der Arbeit und der Verbesserung der teamübergreifenden Zusammenarbeit. Somit geht dies weit über eine schöne neue Einrichtung hinaus, es geht vielmehr um eine innovative Arbeitsweise und einen innovativen Umgang mit Kunden und Partnern.

Veldhoen + Company